仕事をしていると、他部署の方や関連する方と直接お話しする機会があります。
普段はシステム上でやり取りすることがほとんどで、直接お会いできる機会は決して多くありません。
だからこそ、その時間を大切にしたい。
そう強く感じた出来事がありました。
「なんであんな対応をしてしまったんだろう」
先日、他部署を通じて担当先へお願いしている業務で、普段は別の場所で勤務されている方と、初めて直接お話しする機会がありました。
その業務は会社として始まって約1年。
気になる点があればその都度お伝えし、お互いに改善を重ねながら、ようやく運用が安定してきたかなと感じていた頃でした。
ところが、その矢先。
複数ある担当先の中でも、その担当先だけ最近になって連続してありえないミスが目立つようになっていました。
さらにその日は、他の担当先でも問合せや確認が続いており、「今日はなんだかうまくいかないな……」と感じていました。
そんな中、帰ろうとしていたタイミングで、その担当先の方が書類を届けに来てくださいました。
そのミスをしたご本人ではなく、しかもミスが起きた際に不在だった同僚の方です。
しかも、お会いするのは今回が初めて。
それなのに、受け取った書類を見ながら、私は思わず笑ってしまいました。
「なんでこんなことが続くんだろう。」
そんな気持ちが思わず表情に出てしまったのです。
でも、初対面の相手からすれば、とても気持ちの良い対応ではなかったと思います。
帰宅してからも、
「なんであんな対応をしてしまったんだろう。」
そのことばかり考えていました。
もし、もう一度あの場に戻れるなら
帰宅してから何度も、あの場面を思い返しました。
「あのとき、どう声を掛ければよかったんだろう。」
考えれば考えるほど、伝えたかったのは注意ではなく、もっと別のことだったように思います。
まずは、
「いつもありがとうございます。」
そう伝えたかった。
そのうえで、
「今回は少し気になる点があったので、次から気をつけていただけると助かります。」
そのくらいの伝え方で十分だったはずです。
もし最近変わった運用や、相手の仕事が少し進めやすくなる情報があれば共有したり、
「ここは以前より簡潔で大丈夫ですよ。」
そんな一言を添えたり。
そして最後に、
「いつも丁寧にご対応いただき、ありがとうございます。」
そう締めくくることができていたら、お互いに気持ちよく終われたのではないかと思います。
せっかく時間を作って会いに来てくださったのに。
せっかく初めて直接お話しできたのに。
私が覚えているのは反省ばかりです。
でも、だからこそ次は同じ後悔をしたくないと思いました。
情報も一つの”手土産”
今回の出来事を振り返っていて、一つ気づいたことがあります。
せっかく会う時間を作ってくださったのだから、ただ確認事項を伝えるだけではもったいない。
「今日会えてよかった。」
「この話を聞けてよかった。」
そう思ってもらえる時間にできたら、それは仕事ならではの”手土産”になるのではないかと思いました。
最近変わった運用やルール。
「ここは以前より簡単になりましたよ。」
そんな小さな情報でも、相手にとっては役に立つことがあります。
そして情報だけではなく、
「いつもありがとうございます。」
という感謝の言葉も、立派な手土産なのかもしれません。
仕事は、ただ業務を進めるだけではありません。
相手が少しでも気持ちよく仕事ができるような時間をつくることも、大切な仕事の一つなんだと感じました。
今回の出来事で見えたこと
今回、一番反省したのは、自分の対応でした。
でも、その出来事があったからこそ、
「自分はどんな社会人でありたいのか。」
を改めて考えることができました。
今回お会いした方とは、普段はシステム上でやり取りをするだけ。
直接お話しできる機会は、本当に貴重でした。
だからこそ、その時間をもっと大切にしたかった。
「会えてよかった。」
そう思っていただける時間にできたらよかった。
そんな思いが、今も残っています。
もちろん、気になることを伝えることも仕事です。
でも、それだけで終わるのではなく、相手にとって少しでもプラスになる時間にしたい。
今回の出来事を通して、そう強く思いました。
まとめ
今回の出来事は、私にとって大きな反省でした。
でも、その反省があったからこそ、自分がこれから大切にしたいことが見えてきました。
忘れないように、自分へのメモとして残しておきます。
① 感謝を伝える
どんな相手でも、まずは
「いつもありがとうございます。」
その一言から始めたい。
忙しい中でも時間をつくってくださることは、決して当たり前ではないからです。
② 相手を知る
仕事の話だけではなく、
自己紹介をしたり、相手のことを少し知る時間も大切にしたい。
直接会える機会は限られているからこそ、人とのつながりを大事にしたいと思いました。
③ 相手の役に立つ情報を渡す
確認事項や注意だけで終わるのではなく、
最近変わったことや、仕事が少しやりやすくなる情報など、
「今日会えてよかった。」
そう思ってもらえる”手土産”を、一つでも持ち帰っていただける人になりたい。
今回の出来事は変えられません。
でも、その出来事があったからこそ、自分が目指したい社会人像が少しだけはっきりしました。
焦らず、一歩ずつ。
感謝を伝える。
相手を知る。
相手の役に立つ情報を渡す。
この3つを大切にしながら、一つひとつの出会いを大切にしていきたいと思います。
